Qui ne s’est jamais dit qu’il avait beaucoup de mal à retrouver ses fichiers informatiques? Alors certes les logiciels de recherche sur ordinateur ont grandement évolué : qu’il s’agisse de Google Desktop Search, ou de Copernic Desktop Search (mon petit chouchou soit dit en passant) il nous font économiser des dizaines de minutes voire des heures par semaine.

Pour peu que vous ayez la bonne idée de leur faire crawler les serveurs de votre entreprise (et risquer par la même occasion de vous faire immoler par le DSI du quartier), il vous deviendra carrément impossible de travailler sans.

Et pourquoi? tout simplement parce que les fichiers informatiques c’est le foutoir à gérer pour parler. Losqu’on gère du papier on est obligé de se restreindre vu le prix du m²…Mais en informatique chacun y va de sa petite version, de sa petite variation, de sa collectionnite aigüe etc…Le tout sans logiciel de GED bien évidemment…
Les espaces disques partagés en entreprise sont souvent ouvert à des personnes peu soucieuses de leur encombrement ou de leur organisation. La DSI joue alors le rôle de nettoyeuse et d’archiveuse (oui…des fois quand mêmq qu’on supprime le fichier important contenu par mi 500)

Alors qu’il serait si simple de former les utilisateurs à quelques règles de base et à des notions utiles. C’est ce que nous rappelle un articleintitulé The art of filling publié sur MindTools et identifié via BrainFeed.

Quelles sont ces règles ?

Enregistrez des documents utiles…Arrêtez de croire que lorsque votre voisin a changé une virgule sur le doc cela nécessite de passer de la version 10.15 à la version 10.16… Utilisez les fonctions de suivi et modifications et de versionning intégrées dans Word par exemple. Demandez vous si vous aurez besoin de ce document un jour à nouveau….Demandez vous si ce docuement est utile à votre activité.

Réfléchissez à la façon de nommer vos documents. Réfléchissez y avant d’en avoir 10.000 sur votre poste informatique. Et essayez tant qu’à faire de ne pas choisir une charte de nommage super longue qui vous demande une minute à chaque enregistrement de document.

Mettez les docuements qui sont en rapport dans le même dossier. Evitez les segmentations par type de fichiers ou par type de documents. Privilégiez la proximité des fichiers traitant de sujets proches.

Séparez le travail en cours du travail achevé. La plupart du temps on pourra garder son travail en cours sur son bureau (d’ordinateur) et le classer une fois fini.

Evitez de mettre trop de documents dans un seul répertoire. Faites des sous découpages par sous thématiques ou par période ou par produits par exemple. Mais attention. Ne tombez oas dans le travers qui vous amènerait à avoir des arborescences de travail (à ne pas confondre avec les arborescences d’archivages) sur 6 ou 7 niveaux de profondeur, car pour l’avoir vécu je peux vous dire qu’à chaque fois que vous allez enregistrer un document vous vous en mordrez les doigts.

Enfin, veillez à ce que votre système de fichiers soit sauvegardé!!! Ca n’arrive pas qu’aux autres le disque dur qui flambe!

Et pour reboucler sur le début de ce billet, intaller Copernic Desktop Search qui est à mon avis LE logiciel de référence en indexation documentaire d’ordinateur.
Pour se distraire un peu plus sur le sujet fort ludique on pourra lire aussi les 10 commandements de l’organisation de fichiers et aussi les 13 règles un peu plus universitaires d’Edinburg dans la section Records Management.